Gestor de Continguts

Què és un CMS?

Els sistemes de gestió de continguts (Content Management Systems o CMS) és un programari que s’utilitza principalment per facilitar la gestió de webs, ja sigui a Internet o en una intranet, i per això també són coneguts com a gestors de contingut web (Web Content management o WCM). Cal tenir en compte, però, que l’aplicació dels CMS no es limita només als webs.

Creació de contingut

Un CMS aporta eines perquè els creadors sense coneixements tècnics en pàgines web puguin concentrar-se en el contingut. El més habitual és proporcionar un editor de text WYSIWYG, en el qual l’usuari veu el resultat final mentre escriu, a l’estil dels editors comercials, però amb un rang de formats de text limitat. Aquesta limitació té sentit, ja que l’objectiu és que el creador pugui posar èmfasi en alguns punts, però sense modificar molt el estil general del lloc web.

Per a la creació del lloc pròpiament dit, els CMS aporten eines per definir l’estructura, el format de les pàgines, l’aspecte visual, ús de patrons, i un sistema modular que permet incloure funcions no previstes originalment.

Gestió de contingut

Els documents creats es dipositen en una base de dades central on també es guarden la resta de dades del web, com són les dades relatives als documents (versions fetes, autor, data de publicació i caducitat, etc.), Dades i preferències dels usuaris, l’estructura del web, etc.

L’estructura de la web es pot configurar amb una eina que, habitualment, presenta una visió jeràrquica del lloc i permet modificacions. Mitjançant aquesta estructura es pot assignar un grup a cada àrea, amb responsables, editors, autors i usuaris amb diferents permisos. Això és imprescindible per facilitar el treball amb un circuit d’edició que va des del autor fins el responsable final de la publicació. El CMS permet la comunicació entre els membres del grup i fa un seguiment de l’estat de cada pas del cicle de treball.

Publicació

Una pàgina aprovada es publica automàticament quan arriba la data de publicació, i quan caduca s’arxiva per a futures referències. En la seva publicació s’aplica el patró definit per a tota la web o per la secció concreta on està situada, de manera que el resultat final és un lloc web amb un aspecte consistent en totes les seves pàgines. Aquesta separació entre contingut i forma permet que es pugui modificar l’aspecte visual d’un lloc web sense afectar els documents ja creats i allibera els autors de preocupar-se pel disseny final de les seves pàgines.

Presentació

Un CMS pot gestionar automàticament l’accessibilitat del web, amb suport de normes internacionals d’accessibilitat com WAI, i adaptar-se a les preferències o necessitats de cada usuari. També pot proporcionar compatibilitat amb els diferents navegadors disponibles en totes les plataformes (Windows, Linux, Mac, Palm, etc.) I la seva capacitat d’internacionalització que permet adaptar-se a l’idioma, sistema de mesures i cultura del visitant.

El sistema s’encarrega de gestionar molts altres aspectes com són els menús de navegació o la jerarquia de la pàgina actual dins el web, afegint enllaços de manera automàtica. També gestiona tots els mòduls, interns o externs, que incorpori al sistema. Així per exemple, amb un mòdul de notícies es presentarien les novetats aparegudes en un altre web, amb un mòdul de publicitat es mostraria un anunci o missatge animat, i amb un mòdul de fòrum es podria mostrar, a la pàgina principal, el títol dels darrers missatges rebuts. Tot això amb els enllaços corresponents i, evidentment, seguint el patró que els dissenyadors hagin creat.

Per a què serveix un CMS?

En l’apartat anterior s’han presentat bastants motius per veure la utilitat d’un sistema que gestioni un entorn web, però es podria pensar que no és necessari per a un web relativament petit o quan no es necessiten tantes funcionalitats. Això només podria ser cert per a un web amb unes poques pàgines estàtiques per al qual no es prevegi un creixement futur ni moltes actualitzacions, el que no és molt realista. En qualsevol altre cas, la flexibilitat i escalabilitat que permeten aquests sistemes, justifiquen la seva utilització en pràcticament qualsevol tipus de web.

Molts usuaris particulars utilitzen CMS gratuïts per elaborar i gestionar les seves webs personals, obtenint webs dinàmics plens de funcionalitats. El resultat que obtenen és superior al d’algunes empreses que es limiten a tenir pàgines estàtiques que no aporten cap valor afegit.

Aquests són alguns dels punts més importants que fan útil i necessària la utilització d’un CMS:

Pàgines interactives. Les pàgines estàtiques arriben a l’usuari exactament com estan emmagatzemades al servidor web. En canvi, les pàgines dinàmiques no existeixen en el servidor tal com es reben en els navegadors, sinó que es generen segons les peticions dels usuaris. D’aquesta manera quan per exemple s’utilitza un cercador, el sistema genera una pàgina amb els resultats que no existien abans de la petició. Per aconseguir aquesta interacció, els CMS connecten amb una base de dades que fa de repositori central de totes les dades del web.

Control d’accés. Controlar l’accés a un web no consisteix simplement en permetre l’entrada a la web, sinó que comporta gestionar els diferents permisos a cada àrea del web aplicats a grups o individus.

CMS comercials o de codi obert?

Es pot fer una primera divisió dels CMS segons el tipus de llicència escollit. D’una banda hi ha els CMS comercialitzats per empreses que consideren el codi font un actiu més que han de mantenir en propietat, i que no permeten que tercers hi tinguin accés. Per l’altra tenim els de codi font obert, desenvolupats per individus, grups o empreses que permeten l’accés lliure i la modificació del codi font.

La disponibilitat del codi font possibilita que es facin personalitzacions del producte, correccions d’errors i desenvolupament de noves funcions. Aquest fet és una garantia que el producte podrà evolucionar fins i tot després de la desaparició del grup o empresa creadora.

Algunes empreses també donen accés al codi, però només amb l’adquisició d’una llicència especial o després de la seva desaparició. Generalment les modificacions només poden fer els mateixos desenvolupadors, i sempre segons les seves prioritats.

Els CMS de codi obert són molt més flexibles en aquest sentit, però es podria considerar que l’eina comercial serà més estable i coherent en estar desenvolupada per un mateix grup. A la pràctica aquest avantatge no és tan gran, ja que els CMS de codi obert també estan coordinats per un únic grup o per empreses, de forma similar als comercials.

Utilitzar una eina de gestió de continguts de codi obert té un altre avantatge que fa decidir-se a la majoria d’usuaris: el seu cost. Habitualment tot el programari de codi obert és d’accés lliure, és a dir, sense cap cost en llicències. Només en casos aïllats es fan distincions entre empreses i entitats sense ànim de lucre o particulars. En comparació, els productes comercials poden arribar a tenir un cost.

Pel que fa al suport, els CMS comercials acostumen a donar suport professional, amb un cost elevat en molts casos, mentre que els de codi obert es basen més en les comunitats d’usuaris que comparteixen informació i solució als problemes. Les formes de suport es poden barrejar, i així trobem CMS de codi obert amb empreses que ofereixen serveis de valor afegit i amb actives comunitats d’usuaris. En el cas comercial també passa, però el cost de les llicències fa que el gran públic es decanti per altres opcions i per tant les comunitats de suport són més petites.

Un problema que acostuma a tenir el programari de codi obert és la documentació, generalment escassa, dirigida a usuaris tècnics o mal redactada. Aquest problema s’agreuja en el cas dels mòduls desenvolupats per tercers, que no sempre incorporen les instruccions del seu funcionament de forma completa i entenedora.

Al mercat hi ha CMS de qualitat tant comercials com de codi obert. Molts CMS de codi obert estan poc elaborats (encara que en plena evolució), però també el trobem entre els comercials. En definitiva, un bon CMS de codi obert és molt més econòmic que el seu homòleg comercial, amb l’avantatge de disposar de tot el codi font i d’una extensa comunitat d’usuaris.

Per tots aquests motius, i com aposta per la filosofia del programari lliure, en aquest treball només es presenten alguns CMS de codi obert.

Quin futur tenen els CMS?

En l’actualitat, a part de l’ampliació de les funcionalitats dels CMS, un dels camps més interessants és la incorporació d’estàndards que milloren la compatibilitat de components, faciliten l’aprenentatge en canviar de sistema i aporten qualitat i estabilitat.

Alguns d’aquests estàndards són CSS, que permet la creació de fulls d’estil, XML, un llenguatge de marques que permet estructurar un document; XHTML, que és un subconjunt de l’anterior orientat a la presentació de documents via web, WAI, que assegura la accessibilitat del sistema, i RSS, per a sindicar continguts de tipus notícia.

També les aplicacions que envolten els CMS acostumen a ser estàndard, com un servidor web Apache i ISS, els llenguatges PHP, Perl i Python, i les bases de dades MySQL i PostgreSQL. La disponibilitat per als principals sistemes operatius d’aquestes aplicacions i mòduls, permet que els CMS puguin funcionar en diverses plataformes sense moltes modificacions.

Sobre el futur dels CMS, Robertson (2003) apunta que:
Els CMS es convertiran en un article de consum, quan els productes s’hagin establert i més solucions arribin al mercat. Això provocarà una disminució dels preus en els productes comercials i una major consistència en les característiques que ofereixen.
En aquest entorn, moltes empreses que implementen webs hauran de tancar.
Molts projectes fracassaran per no ajustar-se als estàndards i no entendre conceptes com usabilitat, arquitectura de la informació, gestió del coneixement i contingut.
El camp dels gestors de contingut madurarà fins a aconseguir un alt grau de consistència i professionalisme.
S’adoptaran estàndards en l’emmagatzematge, estructuració i gestió del contingut.
Es produirà una fusió entre gestió de continguts, gestió de documents i gestió de registres.

També es pot afegir la incorporació de sistemes d’e-learning i gestió del coneixement, i en els entorns d’intranet corporativa, la possibilitat d’accedir a altres fonts de dades com ara sistemes de suport de decisions (Decisió Support Systems o DSS). El camp dels CMS de codi obert tendirà a seguir un desenvolupament similar.

Com funcionen els CMS als e-learnings?

L’e-learning té unes necessitats específiques que un CMS general no sempre cobreix, o si ho fa, no dóna les mateixes facilitats que una eina creada específicament per aquesta funció.

En general, els sistemes de gestió de l’aprenentatge (Learning Management Systems o LMS) faciliten la interacció entre els professors i els estudiants, aporten eines per a la gestió de continguts acadèmics i permeten el seguiment i la valoració dels estudiants. És a dir, faciliten una translació del model real en el món virtual.

Un bon exemple de sistema de gestió de cursos és Moodle, un dels més coneguts amb llicència de codi obert. Les seves característiques poden servir per concretar algunes de les funcionalitats que s’esperen d’aquest tipus d’eines:

Quins criteris de selecció he de seguir?

Abans de començar el procés de selecció d’un CMS concret, cal tenir clars els objectius del web, tenint en compte el públic destinatari, i establint una sèrie de requeriments que hauria de poder satisfer el CMS.

La següent llista està basada en les funcions principals dels CMS exposades anteriorment, les indicacions de Robertson, J. (2002) i un recull dels requeriments bàsics d’un web:
Codi obert. Pels motius esmentats anteriorment, el CMS hauria de ser de codi font obert (o lliure).
Arquitectura tècnica. Ha de ser fiable i permetre l’escalabilitat del sistema per adequar-se a futures necessitats amb mòduls. També hi ha d’haver una separació dels conceptes de contingut, presentació i estructura que permeti la modificació d’un d’ells sense afectar els altres. És recomanable, doncs, que s’utilitzin fulls d’estil (CSS) i patrons de pàgines.
Grau de desenvolupament. Maduresa de l’aplicació i disponibilitat de mòduls que li afegeixen funcionalitats.
Suport. L’eina ha de tenir suport tant per part dels creadors com per altres desenvolupadors. D’aquesta manera es pot assegurar que en el futur hi haurà millores de l’eina i que es podrà trobar resposta als possibles problemes.
Posició en el mercat i opinions. Una eina poc coneguda pot ser molt bona, però cal assegurar que té un cert futur. També són importants les opinions dels usuaris i dels experts.
Usabilitat. L’eina ha de ser fàcil d’utilitzar i aprendre. Els usuaris no sempre seran tècnics, per tant cal assegurar que podran utilitzar l’eina sense molts esforços i treure’n el màxim rendiment.
Accessibilitat. Per assegurar l’accessibilitat d’una web, el CMS hauria de complir un estàndard d’accessibilitat. El més estès és WAI (Web Accessibility Initiative) del World Wide Web Consortium.
Velocitat de descàrrega. Tenint en compte que no tots els usuaris disposen de línies d’alta velocitat, les pàgines s’haurien de carregar ràpidament o donar l’opció.
Funcionalitats. No s’espera que totes les eines ofereixin totes les funcionalitats, ni que aquestes siguin les úniques que tindrà finalment la web. Entre altres:

• Editor de text WYSIWYG a través del navegador.
• Eina de cerca.
• Comunicació entre els usuaris (fòrums, correu electrònic, xat).
• Notícies.
• Articles.
• Cicle de treball (workflow) amb diferents perfils d’usuaris i grups de treball.
• Dates de publicació i caducitat.
• Webs personals.
• Càrrega i descàrrega de documents i material multimèdia.
• Avisos d’actualització de pàgines o missatges en els fòrums, i enviament automàtic d’avisos per correu electrònic.
• Enviament de pàgines per correu electrònic.
• Pàgines en versió imprimible.
• Personalització segons l’usuari.
• Disponibilitat o possibilitat de traducció al català i al català.
• Suport de múltiples formats (HTML, Word, Excel, Acrobat, etc.).
• Suport de múltiples navegadors (Internet Explorer, Netscape, etc.).
• Suport de sindicació (RSS, NewsML, etc.).
• Estadístiques d’ús i informes.
• Control de pàgines caducades i enllaços trencats.